Het seizoen 2016-2017 was voor mijn cluppie een slecht jaar op financieel gebied. De penningmeester had er de brui aan gegeven en het boekhouden werd gedaan in Sportlink door goedwillende, overbezette vrijwilligers.
Onderzoek na onderzoek leverde niets op en ik besloot om een opzet te maken die voorgoed een einde aan de malaise zou moeten maken. Verenigingen ontberen steeds meer de kwaliteit van een echte penningmeester/boekhouder en als deze er al is dan is er geen bereidheid meer om er erg veel tijd in te steken. De penningmeester die we hadden stak toch 15 tot 20 uur in het besturen van de financiën in ons cluppie, dat viel weg en een andere goedwillende - overbezette - bestuurder nam het over. Een ondraaglijke situatie waarvan ik - als ex bestuurder en trouwe aanhanger van mijn cluppie - vond dat deze niet kon blijven bestaan.
Ik moest een oplossing vinden die én de kwaliteit van financiële registratie en besturing hoog maakte én er voor moest zorgen dat goedwillende vrijwilligers, zelfs zonder boekhoudkundige kennis konden registreren én dat het tijdbeslag om dit te kunnen drastisch werd verlaagd.
Mijn ambitie:
Twee-wekelijks een actuele winst/verliesrekening beschikbaar voor het bestuur met detailinzicht in 2 klikken, administratie moet gevoerd kunnen worden door enigszins administratief onderlegde vrijwilligers die per 2 weken in 3 uur klaar zijn met hun werk. Er moet simpel kunnen worden begroot en er moet een activa-administratie beschikbaar zijn, waarin afschrijvingen automatisch verwerkt zijn in de overzichten.
De oplossing:
Deze ging uit van: als een ander het al doet, waarom zou ik het dan nog een keer doen?
Het werk van de bank gebruikte ik dan ook om de vrijwilligers aan de bron te laten coderen en zo tot overzicht te komen.
Geen grootboeknummers of kostenposten meer nodig: gewoon coderen en alles wordt keurig uitgelijnd.
Het resultaat:
Gemotiveerde vrijwilligers die inderdaad in 3 uur per week klaar zijn met hun werk én een tevreden bestuur dat op 2 wekelijkse basis op transparante manier besluiten kan nemen en in een vloek en een zucht de jaarrekening gereed heeft én een uiterst tevreden kascontrolecommissie die in no time de administratie kan controleren.
Missie geslaagd!